7 Langkah Memastikan Meeting Anda Berjalan Efektif

Umumnya, kegiatan meeting digunakan untuk membahas suatu kasus atau hal demi kemajuan perusahaan ke depannya. Tetapi, sebaliknya, beberapa kegiatan meeting berjalan tidak baik dan justru mengakibatkan pemborosan waktu yang sia-sia.

Oleh karena itu , untuk dapat memastikan bahwa kegiatan meeting anda berjalan efektif dan tuntas , yuk simak hal berikut ini

  1. Buatlah Agenda

Dalam sebuah rapat sebaiknya memiliki tujuan, mulai dari sebuah keputusan dan kesepakatan. Sebelum melangsungkan meeting, Dari awal harus sudah dipastikan anda memiliki agenda tentang apa-apa saja yang akan didiskusikan dan juga berbagai kasus/isu yang akan dibahas.

2. Buat brief singkat sebelum meeting

Catatan terkait agenda rapat sebaiknya jangan disimpan sendiri, bagikan kepada peserta rapat lainnya agar mereka tahu topik yang akan dibahas. Tidak hanya anda saja yang membuat materi, alangkah baiknya mereka juga membuat pendapat dan juga pandangan yang akan dibahas ke dalam forum.

3. Mulai tepat waktu

Agar rapat bisa berlangsung efektif, terlebih dahulu pastikan bahwa anda memulainya tepat waktu. Upayakan untuk mengajak setiap orang untuk hadir tepat pada waktunya dan upayakan pula untuk sudah berada di ruang rapat beberapa menit lebih awal dari waktu yang sudah ditentukan supaya peserta lain bisa terajak untuk datang.

4. Pastikan semua peserta sudah hadir

Sebelum rapat dimulai, pastikan semua peserta yang terdaftar dalam rapat hadir di dalam ruangan, hal ini untuk memastikan tidak ada yang ketinggalan dan menjadi gangguan di acara meeting.

5. Perhatikan durasi yang tepat

Kegiatan meeting yang efektif tidak harus lama, yang terutama adalah tertata dengan rapih dan juga teratur dengan baik. Upayakan untuk tidak melangsungkan rapat yang terlalu lama dan hindari melangsungkan rapat di waktu istirahat. Contoh, saat jam makan siang rapat tersebut belum selesai, berikanlah jeda waktu untuk peserta Anda untuk makan siang. Bila tidak, konsentrasi di dalam rapatpun juga akan terganggu dan bisa jadi keberlangsungan rapat Anda tidak maksimal.

6. Buatlah “parking lot”

Setiap rapat berlangsung, pasti ada beberapa hal yang tidak terbahas dengan baik. Oleh karena itu, untuk beberapa hal yang belum maksimal, ada baiknya posisikan di “parking lot” yang bisa menjadi tempat menyatukan kasus/isu yang harus dibahas di pertemuan selanjutnya.

7. Di akhir meeting ditutup dengan kesimpulan

Setelah selesai berdiskusi setiap kasus yang diperlukan, yakinkan anda menutup rapat dengan memaparkan setiap kesimpulan untuk memastikan semuanya berada dalam keputusan yang tidak berbeda dan memastikan hasil diskusi sudah benar

Yuk pastikan kegiatan meeting Anda berlangsung dengan lancar dan efektif!