Mencari Ruang Meeting Di Luar Kantor

Mencari Ruang Meeting Di Luar Kantor

Mencari Ruang Meeting Di Luar Kantor – Pada saat – saat tertentu, sebuah perusahaan akan mengadakan pertemuan. Baik itu pertemuan mingguan, bulanan ataupun tahunan. Untuk tahunan kadang berupa Rapat Kerja atau Raker. Pertemuan mingguan atau bulanan, bisa saja diadakan untuk membahas sesuatu antara perusahaan tersebut dengan perusahaan lainnya, atau rekan bisnisnya. Jika perusahaan Anda sedang mencari informasi ruang meeting, maka Anda telah “mendarat” di halaman yang tepat. Baik Anda yang ada di Jogjakarta (Bantul, Sleman, Kulonprogo, Gunung Kidul) atau di luar kota seperti Semarang, Klaten, Solo / Surakarta, Magelang, Muntilan, Wonosobo, Purwokerto, Sragen, Wonogiri, Ambarawa, Salatiga, dan lainnya.

Kenapa meeting di luar kantor? Ada banyak alasan. Kalau di dalam kantor, sudah bosan, suasananya begitu – begitu saja. Ruang pertemuan atau meeting room di dalam perusahaan tidak memenuhi kriteria untuk diadakan pertemuan dengan rekan bisnis. Dan masih banyak lagi 1001 alasan.

Maka, biasanya ditugaskanlah seorang PIC untuk mencari atau berburu ruang pertemuan yang ada di luar kantor. Mulailah sang PIC, seorang sekretaris (misalnya), berburu informasi ruang meeting di luar. Dia search di mesin pencari, atau secara konvensional menggunakan buku kuning atau halaman iklan baris koran lokal.

Apapun media yang digunakan, bukan masalah. Yang paling utama adalah ruang meeting yang dicari sesuai dengan keinginan (anggaran, lokasi, dll).

Berikut beberapa tips sang sekretaris ketika ia mencari ruang meeting.

Budget

Sesuaikan ruangan yang akan disewa dengan kemampuan anggaran kantor Anda. Itu pasti. Sedari awal Anda mencari informasi, sesuaikan dengan kemampuan kantor. Jangan menyesal di kemudian hari. Sudah semangat – semangat mengadap bos atau management, ternyata biaya sewanya diatas perkiraan anggaran.

Selanjutnya, masuk ke beberapa web penyedia informasi Meeting Room. Biasanya sudah disediakan daftar harga untuk masing – masing tipe ruangan yang Anda inginkan.

Lokasi

Pertimbangkan lokasi, bukan hanya dana atau budget. Jika itu pertemuan internal, tapi dilakukan di ruang kantor, maka sebaik lokasinya tak jauh dari kantor, mudak diakses, hemat biaya, dll.

Jika meetingnya dengan klien dari perusahaan lain, pastikan Anda tahu lokasi kantor klien Anda. Pilih lokasi meeting di antara lokasi kantor Anda dan lokasi kantor klien Anda. Sama-sama enak.

Peserta

Setelah Anda mendapatkan pilihan yang sesuai dengan keperluan, selanjutnya pertimbangkan kembali hal tersebut dengan peserta. Apakah mereka adalah para atasan Anda, calon karyawan baru, atau hanya rekan kerja di kantor?

Jika pesertanya adalah para petinggi kantor, usahakan untuk mengadakan rapat di tempat yang cukup representatif (berkelas, bergengsi, berkualitas), di hotel misalnya. Sesuaikan lokasi tersebut dengan peserta rapat Anda.F

Fasilitas

Untuk kelancaran jalannya rapat, ada baiknya Anda mempertimbangkan kebutuhan rapat dan juga fasilitas ruang meeting yang diberikan. Misalnya, Anda hendak mengadakan conference meeting, pastikan ruangan tersebut memiliki koneksi internet yang cukup memadai, proyektor yang tersedia dan juga ruangan dengan pencahayaan yang cukup sehingga Anda bisa mengadakan kegiatan dengan lancar.

Jika mereka tidak menyediakan fasilitas tersebut dengan gratis, namun pastikan bahwa mereka menyiapkan fasilitas tersebut jikalau tiba-tiba Anda membutuhkannya.

Ruang Meeting Sebelum

Anda boleh saja membuat perbandingan dengan ruang meeting sebelumnya (jika Anda sudah pernah meeting di luar kantor). Misalnya, ruang meeting sebelumnya diadakan di hotel, tak ada salahnya juga untuk meeting selanjutnya Anda memilih di ruang meeting hotel untuk mempermudah Anda dalam menentukan pilihan. Atau sebaliknya.

Privasi Ruangan

Dalam kegiatan meeting yang sangat peting, pastilah ruangan yang terjaga privasinya akan sangat dibutuhkan. Anda perlu memastikan apakah ruangan tersebut terbuka atau benar-benar posisi ruangan tersebut berada di pojok yang sudah terjaga privasinya.

Ada baiknya jika ruangan meeting memang benar-benar tertutup, yang hanya tersedia jendela yang menghadap keluar. Tentunya, Anda tidak ingin sedang rapat penting merasa tidak nyaman karena ruangan yang tidak privasi perihal membahas masalah perusahaan.

Konsumsi dan Waktu Pemakaian

Memilih ruang meeting (di luar kantor) juga akan berkaitan denganfasilitas yang sesuai dengan kapasitas ruangan. Selain meja dan kursi yang nyaman, alat-alat penunjang untuk rapat harus diperhatikan seperti layar LCD atau proyektor yang besar, yang bisa terjangkau sampai belakang.

Pastikan semua, termasuk konsumsi dan serta waktu pemakaiannya. Ada toleransi waktu pemakaian. Tanyakan itu ketika Anda memesan ruang meeting.

Sedangkan untuk Jogjakarta, Anda punya pilihan ruang meeting yang ada di Mandira Baruga (Purawisata) Jl. Brigjend. Katamso. Tersedia ruang meeting yang bisa disewa untuk pertemuan besar maupun kecil.

Ayodya Meeting Room dengan kapasitas ruang Theater untuk 150 orang dan U Shape untuk 50 orang;

  • Syafa Meeting Room dengan kapasitas ruang U Shape untuk 25 orang, ruang Class 32 untuk 32 orang, dan ruang Theater untuk 55 orang;
  • Marwah Meeting Room dengan kapasitas ruang U Shape untuk 25 orang, ruang Class 32 untuk 32 orang, dan ruang Theater untuk 55 orang;
  • Mandira Ballroom dengan kapasitas ruang U Shape untuk 55 orang, Double U Shape untuk 130 orang, ruang Class untuk 240 orang, dan ruang Theater untuk 400 orang.

Untuk tahu bagaimana lebih lengkap soal harga terkait dari ruang meeting tersebut, pihak Anda bisa langsung saja menghubungi (0274) 375705 atau datang langsung ke Jalan Brigjen Katamso, Daerah Istimewa Yogyakarta, Indonesia.”

Atau … silahkan Anda isi form ini dan kirim. CS kami akan segera follow up Anda.

About the Author Administrator

Leave a Comment: